Unidos pela mesma Visão - "Ser a única empresa de serviços de suporte do Grupo Mota-Engil e obter reconhecimento do mercado pela excelência dos seus serviços", a mesma Missão - "Assumir o papel de parceiro estratégico através da prestação de serviços de suporte" e pela participação societária, podemos afirmar que estamos a falar de uma única MESP.
A singularidade da história da MESP Central Europe é também um ponto de comunhão com a da MESP. Em Novembro de 2001, a MESP surgiu como parte integradora de uma estratégia que visava a fusão de duas culturas empresariais de sucesso, da Engil e da Mota. Oito anos volvidos, o sucesso dessa fusão, a que não é alheio o sucesso da MESP em Portugal, alicerçou novos desafios vertidos na Ambição 2013. A MESP Central Europe emerge, tal como a MESP em 2001, em mais um momento de particular, num contexto cada vez mais concorrencial e numa conjuntura difícil, em que o Grupo Mota-Engil traçou objectivos ambiciosos de crescimento. Corporizando um dos princípios base do Ambição 2013 - "Consolidação de um Único Modelo de Gestão transversal ao Grupo", referido pelo Sr. Dr. Jorge Coelho na sessão do dia 5 de Novembro, a MESP Central Europe será com toda a certeza um elemento fundamental nessa estratégia.
Mas a história da MESP Central Europe é claramente feita no plural. A pluralidade da MESP Central Europe expressa-se em diversos domínios:
• 5 Países, 5 línguas, 5 regimes fiscais e 5 moedas oficiais;
• 48 empresas clientes da Construção, Exploração Mineral Industrial (Pedreira), Imobiliário e Ambiente, após o arranque em todos os países;
• Estrutura Organizativa com 5 pólos: um central em Cracóvia onde se encontrará a sede da MESP Central Europe, uma empresa de direito polaco detida a 100% pela MESP e quatro pólos locais em Bratislava, Bucareste, Budapeste e Praga que constituírão as sucursais da MESP CE.
A MESP CE reunirá mais de 100 colaboradores, com valências linguísticas, contabilísticas e fiscais dos cinco países, o que permitirá desenvolver um conjunto alargado de actividades nos processos de Contabilidade, Finanças, Recursos Humanos, Controlo de Gestão e Sistemas de Informação.
As sucursais da MESP CE, com uma estrutura máxima de 5 colaboradores, providenciarão o suporte local a estes processos.
A equipa da MESP CE assentou na experiência e conhecimentos das equipas da Mota-Engil Polska, Sefimota, Mota-Engil Magyarország and Mota-Engil Engenharia Sucursala Romania - 68% dos seus colaboradores provieram destas empresas; e incorporou novos colaboradores com experiência em outros Centros de Serviços Partilhados na Europa Central e/ou conhecimentos de línguas. Esta equipa, com uma média de idades a rondar os 30 anos, combina o conhecimento técnico e cultural da Mota-Engil com a ambição de crescer.
Solicitámos à Ana Carina Fernandes - Consultora do Projecto UP para a Europa Central, a Dawid Kuzba - MESP CE IT Manager e a Andrzej Gielata - MESP CE General Manager, para exprimirem as suas opiniões e visão sobre os Modelos que corporizam a actividade da MESP CE e as suas experiências em particular.
Ana Carina Fernandes - Process Model: Project UP principals, the approach and the role in the creation and in the future of MESP CE
O Projecto UP para a Europa Central foi criado com base na assumpção da standardização de processos e plataformas. A criação de um Centro de Serviços Partilhados na Europa Central constituiu um grande desafio, mas ao mesmo tempo, a melhor resposta para este propósito!
A necessidade de uma standardização de processos e plataformas como um "must", assegurou um papel crucial à tarefa de desenhar o futuro Modelo de Processo para a MESP CE.
Os processos foram desenhados com base nas melhores práticas da MESP Portugal, das empresas do Grupo Mota-Engil na Europa Central e daquelas identificadas como as melhores práticas do mercado, permitindo assim reunir o que pode ser considerado como o melhor Modelo de Processos.
Para cada um dos Macro Processos foi identificada a respectiva Missão, Objectivos e processes âmbito, clarificando como é que cada Macro-Processo se posiciona na cadeia de valor da organização e quais são as suas principais actividades. No que concerne ao desenho em detalhe do processo, está incluído o fluxo do processo e a sua descrição, assim como a divisão entre a Estrutura Central, as Estruturas Locais e as Unidades de Negócio, com uma indicação clara sobre os responsáveis em cada actividade. O Modelo de Processo estabelece as bases nas quais assentam os Acordos de Nível de Serviço (ANS), com as responsabildades da MESP CE, indicando também os níveis de Serviço Inverso, que estabelecem as obrigações e responsabilidades das Unidades de Negócio, de molde a providenciar as condições para um bom nível de serviço.
A despeito do objectivo de maximizar as actividades do processo numa Estrutura Central, foram identificadas actividades específicas que devem ser executadas localmente, de forma a garantir o cumprimento da legislação de cada País - Relatórios Financeiros de acordo com as necessidades locais, cumprimento de obrigações fiscais; ou para garantir uma execução "fluída" do processo - o "scanning" das facturas de fornecedores, caixa, recrutamentos, "help desk".
Alterações nas empresas ou mercados, melhorias tecnológicas, alterações na legislação fiscal, etc. motivarão uma análise constante e crítica deste Modelo de Processo, assegurando o seu ajustamento e melhoria contínua de forma a garantir uma performance de acordo com as melhores práticas standardizadas em todas as empresas do Grupo.
O desafio no futuro será a necessidade contínua de melhoria e/ou de standardização de processos e plataformas. A existência da MESP e da MESP CE força-nos uma monitorização constante de forma a assegurarmos os mesmos processos, a promover a mudança em ambos os sentidos e a ter uma estrutura capaz de encarar o desafio de pensar e pôr em prática projectos, ou pequenas melhorias, considerando a MESP como uma entidade única.
Dawid Kuzba - Modelo de Performance e o Modelo de Serviço ao Cliente: o desafio tecnológico numa organização orientada para o cliente
O nosso Modelo de Performance salienta a importância do factor Recursos Humanos, permitindo assim a implementação de uma mentalidade direccionada para a performance.
Como fornecedora de serviços, a MESP CE deve adoptar um modelo orientado para um aumento da eficiência, garantindo níveis de eficiência e qualidade ajustados às expectativas dos seus clientes. Como estes serviços são de elevado potencial para a "outsourcing", o seu desempenho deve ser comparado no mercado, a fim de promover a sua competitividade e criar valor para os seus clientes.
Fortemente ligado ao Modelo de Performance, desenvolvemos o Modelo de Serviço ao Cliente que é brevemente descrito na imagem abaixo.
O primeiro componente do Modelo de Serviço ao Cliente, é o desenvolvimento dos ANS, que estabelecem as bases para os indicadores de desempenho, sistema de reporte e processo de cobrança.
Outro componente do Modelo de Serviço ao Cliente é o Modelo de Relacionamento entre a MESP CE e os seus clientes (as unidades de negócio) e as entidades externas, bem como o feedback recebido daqueles.
O último componente do Modelo Serviço ao Cliente tem a ver com o processo "Melhoria Contínua/Alterações de Gestão", que representa um esforço consistente da MESP CE em superar o desempenho acordado.
Desde o início, na MESP CE, colocamos as exigências muito elevadas - estamos conscientes de que a Mota-Engil na Europa Central não precisará apenas do serviço, mas também de confiança, informação e um constante aperfeiçoamento. Portanto, os KPI definidos serão atentamente monitorizados (em alguns casos, numa base diária) para garantir a pontualidade na entrega de serviços e conformidade com os níveis de serviço acordados. Acredito que esta abordagem na monitorização de desempenho, trará um valor acrescentado novo para a Mota-Engil em geral e não só para as actividades da Europa Central.
Tendo em consideração a escala da tarefa que estamos a tratar, a sensibilidade e o impacto das Tecnologias da Informação nos processos de negócio, não esperamos uma revolução, mas sim uma evolução. Temos de avançar com cautela, como em tempo de mudanças, em que temos de garantir a continuidade dos negócios.
Levaremos tempo e esforço para alcançar o nosso objectivo, mas tenho a confiança de estarmos no caminho certo e vamos atingir os objectivos delineados.
Andrzej Gielata - MESP CE: os desafios globais de uma nova organização num mercado...
A criação da MESP Europa Central tornou-se um momento simbólico ao entrarmos numa nova etapa de serviços partilhados. À nova organização, com novos colaboradores e novas relações / formas de trabalhar, novas plataformas tecnológicas e novos processos e modelos de monitorização de desempenho, foi dado um objectivo ambicioso de cobrir, com os seus serviços, todas as empresas do grupo localizadas em países da Europa Central. O que parecia ser um alvo irrealista há 1 ano atrás, tornou-se passo a passo, uma realidade empresarial hoje em dia.
Para qualquer Director Geral de uma nova empresa, esta realidade empresarial traz consigo uma série de desafios. E para um Director Geral de uma nova Empresa de Serviços Partilhados, que, com o apoio das unidades de negócios locais, visa proporcionar serviços de contabilidade e fiscalidade, financeiros, controlo de gestão, recursos humanos e de tecnologias da informação - para cerca de 60 empresas do Grupo Mota-Engil, na região da Europa Central, os desafios são também muito específicos. Gostaria de concentrar-me em três deles, que eu considero serem da maior importância.
O desafio principal reside no conceito de relacionamento entre a MESP Central Europe (prestadora de serviços) e as empresas Associadas do Grupo na região (destinatárias do serviço.
Eu vejo a MESP Central Europe como um parceiro de negócio e acredito que esta abordagem deve constituir os fundamentos do modelo de cooperação para o futuro.
Na nossa abordagem de ser um prestador de serviços, que será o objectivo importante a curto prazo, não devemos esquecer que, num horizonte de médio e longo prazo, nos devermos focalizar em transmitir também informações de valor acrescentado às equipas de gestão das empresas.
Temos de ser sensíveis aos processos dos nossos parceiros nas Unidades de Negócio, e ter um bom entendimento dos mesmos. Focalizarmo-nos nos processos de negócio (produção). Tudo isso deverá garantir que seremos sempre capazes de responder da melhor forma às necessidades resultantes das operações executadas e garantir um apertado controlo dessas operações na esfera financeira (sistemas de informação e plataformas).
O segundo desafio surge internamente. Como é que a MESP Europa Central, enquanto uma nova organização, vai proporcionar um local mais atractivo para os colaboradores? Como é que se vai tornar numa entidade empregadora competitiva, comparativamente com as numerosas alternativas de "outsourcing" na região?
Enfrentando a concorrência dos centros internacionais de "outsourcing", temos de responder com a criação da nossa própria e única cultura corporativa, que fornecerá uma resposta competitiva à pergunta: como motivar os colaboradores num horizonte de médio/longo prazo.
Uma cultura corporativa, que tire partido dos pontos fracos das grandes empresas de "outsourcing" e possa responder com uma alternativa desafiadora - "insourcing" vs. "outsourcing", pequeno vs grande, especialização geral com a opção de rotação interna vs especialização restrita!
O nosso terceiro desafio é satisfazer as expectativas dos accionistas do Grupo Mota-Engil. Foi um prazer ver o comprometimento dos executivos de gestão de topo da
Mota-Engil, no processo de criação da MESP Europa Central e confirmado na reunião de kick-off da MESP Central Europe. É aqui que a nossa missão reside: Alavancar os processos das empresas do Grupo na Europa Central, através da implementação de sistemas e plataformas e prestação serviços e informação de confiança e valor acrescentado para o grupo de empresas filiadas, bem como à sua gestão.
O lema da MESP "Partilhar um Serviço de Excelência" e a sua visão "Ser a única empresa de serviços de suporte do Grupo Mota-Engil e obter reconhecimento do mercado pela excelência dos seus serviços", estabelece um objectivo de alto nível na Mota-Engil - a necessidade de abraçar o desafio de fornecer serviços a todas as empresas do Grupo.
As bases e princípios do Projecto UP estabeleceram os fundamentos necessários para vencer este desafio e o sucesso da MESP Europa Central representa a possibilidade de fazê-lo bem e rápido.
Na MESP também sentimos que "SOMOS O QUE FAZEMOS"... a MESP CE é a prova que NÓS precisamos ter a audácia de FAZER ainda mais, para estarmos onde e quando for preciso.
Ana Carina Fernandes Andrzej Gielata Dawid Kuzba Sérgio Padilha